Niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynamy prowadzenie własnej działalności gospodarczej, czy nasze przedsiębiorstwo istnieje na rynku od kilku lat i chce zredukować koszty, wybór biura księgowego w pewnym momencie stanie się koniecznością. Znalezienie profesjonalnej firmy, która zajmie się naszą rachunkowością, nie jest proste, gdyż jak spośród setek ofert wybrać jedną, najkorzystniejszą? Podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego oraz czy można zaufać każdemu.
Istnieje kilka aspektów, które dobrze jest wziąć pod lupę podczas poszukiwań dobrego biura księgowego. Konieczne jest ponadto sprawdzenie uzyskanych informacji, gdyż właściciele firm rachunkowych nie zawsze pozostają uczciwi wobec potencjalnych klientów, kierując się przede wszystkim własnym dobrem.
Po pierwsze: wykształcenie wyższe
Nie sposób nie zauważyć, że żyjemy w czasach, kiedy nawet najprężniej działające firmy usiłują ciąć koszty. Tak zdarza się także w przypadku biur rachunkowych, które mogą to osiągnąć poprzez zatrudnienie stażystów. Oczywiście osobą wyznaczoną do kontaktowania się z klientami jest doświadczona i wykwalifikowana księgowa, ale wszystkie prace rachunkowe są wykonywane przez praktykantów. W takiej sytuacji znacząco wzrasta ryzyko popełnienia błędów, zastosowania niekorzystnych dla Ciebie rozwiązań podatkowych itp. Podczas wyboru biura rachunkowego warto więc zwrócić uwagę na to, ile osób zatrudnia, czy są wśród nich stażyści, a także czy osoba, która będzie prowadzić księgowość naszej firmy, posiada rachunkowo-podatkowe wykształcenie magisterskie. Na prośbę, biuro powinno przedstawić dyplom ukończenia wymaganych studiów.
Po drugie: certyfikat – świadectwo kwalifikacyjne
Kolejną istotną kwestią przy wyborze biura rachunkowego jest zwrócenie uwagi, czy posiada ono imienny certyfikat wydawany przez Ministra Finansów. Przed deregulacją rachunkowość mogli prowadzić wyłącznie księgowi z certyfikatem pozwalającym na usługowe prowadzenie ksiąg, natomiast obecnie (od sierpnia 2014 roku) możliwe jest zajmowanie się pełną księgowością bez wymogu posiadania certyfikatu. Często, aby obniżyć koszty prowadzonej działalności, o czym wspomniano już wyżej, biura księgowe zatrudniają osoby o niewystarczających kwalifikacjach, które nie posiadają odpowiednich certyfikatów.
Po trzecie: ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
Podczas wyboru biura rachunkowego dobrze jest również sprawdzić, czy posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Z uwagi na zawiłość polskich przepisów prawnych, niekiedy nawet jasne sprawy mogą zostać negatywnie osądzone, a decyzja podjęta przez biuro może okazać się niewłaściwa. Dlatego od 2004 roku istnieje obowiązek posiadania przez firmy księgowe polisy od odpowiedzialności cywilnej. Co więcej, każdy doradca podatkowy powinien mieć ubezpieczenie indywidualne.
Po czwarte: ochrona danych
To zrozumiałe, że biura księgowe powinny dbać o ochronę danych swoich klientów. Jednak nigdy nie możemy być niczego pewni, zwłaszcza że reforma ustawy o ochronie danych osobowych weszła w życie dopiero z początkiem stycznia 2015 roku. Warto dowiedzieć się, w jaki sposób dane biuro archiwizuje dane, jak często się to odbywa itp. Co się stanie np. w razie awarii dysku komputera lub braku zasilania z Twoimi danymi, czy nie będzie to równoznaczne z ich utratą?
Po piąte: zakres i cena świadczonych usług
Przed podjęciem współpracy dobrze jest też upewnić się, jaki będzie zakres świadczonych nam usług. Niektóre biura oferują kompleksową obsługę podmiotów, a poza usługami kadrowo-księgowymi mogą też zaproponować specjalistyczną pomoc prawną czy usługi wirtualnego biura. Warto też dowiedzieć się, w jakich godzinach będziemy mogli liczyć na wsparcie biznesowe. Czy księgowa będzie odpowiadać na nasze wiadomości jedynie od 8 do 16, czy w wyjątkowych sytuacjach pospieszy nam z pomocą również po godzinach? Warto też sprawdzić cenę świadczonych usług. Pamiętajmy, że niska cena zazwyczaj idzie w parze z ograniczonym zakresem obsługi rachunkowej.
Po szóste: sposób przekazywania i przechowywania dokumentów
Szukając biura rachunkowego i ustalając szczegóły współpracy, zapytajmy o to, w jaki sposób będą przekazywane nam dokumenty: czy będą przesyłane drogą elektroniczną, czy dostarczy nam je wyznaczona osoba, czy też będziemy musieli odbierać je osobiście. Jest to kwestia istotna zwłaszcza wtedy, gdy nie dysponujemy wystarczającą ilością czasu, a ciągłe dojeżdżanie do biura może stać się dość problematyczne.
Podsumowując, nie jest łatwo znaleźć rzetelne biuro rachunkowe, dlatego warto dobrze zastanowić się nad tym, jakie mamy oczekiwania oraz zrobić rozpoznanie rynku. Jeśli zweryfikujemy wyżej opisane aspekty, wówczas mamy dużą szansę, że podejmiemy współpracę z wykwalifikowanymi i doświadczonymi specjalistami do spraw księgowości.
